La UGEL 03 enfrentaba grandes demoras para que las familias encontraran una vacante y pudieran matricular a sus hijos durante la matrícula excepcional.
En la fase regular, el proceso tomaba 43 días y, en la etapa excepcional, entre 9 y 10 días, lo que dificultaba el acceso oportuno, generaba estrés en las familias y riesgo de desfase académico. A su vez, en la UGEL se generaba desorden administrativo. El problema se agudizaba al inicio del año escolar, cuando cientos de familias llegaron buscando atención urgente.
Objetivo
Optimizar la entrega oportuna de vacantes mediante el uso del sistema informático SIREAV, lo que garantiza que la asignación y matrícula excepcional se realicen en un máximo de 24 horas, y permite el acceso oportuno a inicial, primaria y secundaria.
Estrategias y/o acciones
Entre otras acciones se realizaron las siguientes:
Optimización del proceso de matrícula: Se estableció un protocolo específico para la matrícula excepcional, que permitía asignar y registrar vacantes en SIREAV y completar matrícula en SIAGIE, dentro de un plazo máximo de 24 horas.
Capacitación y fortalecimiento de capacidades: Se brindaron estrategias y capacitaciones continuas, a directores y responsables del SIAGIE de las instituciones educativas, sobre el manejo del sistema SIREAV y el registro de matrícula, antes y durante el año escolar. También se delegó un responsable por institución educativa para la gestión de vacantes.
Monitoreo y control permanente: Se realizó seguimiento constante al porcentaje de nóminas aprobadas como indicador clave del éxito del proceso.
Colaboración e intercambio de experiencias: Se desarrollaron espacios de coordinación con las UGEL de Lima Metropolitana para compartir estrategias y fortalecer la gestión del proceso.
Avances y logros
Entre los principales resultados se destacan los siguientes:
Capacitación ampliada: Fortalecimiento de capacidades de directores y responsables SIAGIE, con 450 personas capacitadas en el uso del sistema.
Coordinación interinstitucional: Participación del 100 % de los coordinadores de redes educativas (16 redes) en la presentación de la estrategia.
Atención directa a familias: Satisfacción y reducción significativa de estrés familiar al contar con vacantes y matrícula en menos de 24 horas.
Incremento de estudiantes beneficiados: 2826 estudiantes beneficiados en matrícula excepcional 2024; 5102 estudiantes beneficiados en 2025. Esto representa 2276 estudiantes adicionales atendidos oportunamente.
