Hasta el año 2024, la UGEL Coronel Portillo enfrentaba serias dificultades en el proceso de emisión y entrega de resoluciones de contrato a docentes y directivos, esto se realizaba en formato físico y de forma presencial. El 70 % de las resoluciones demoraba entre 7 y 10 días en ser entregadas, lo que retrasaba la incorporación de los docentes a sus instituciones educativas. Además, el 62 % de los docentes contratados debía desplazarse desde zonas alejadas de Ucayali hasta la sede de la UGEL, ello generaba gastos de transporte y pérdida de tiempo laboral. Estas deficiencias provocaban demoras en el inicio del año escolar.
Objetivo
Optimizar la emisión y entrega de resoluciones de contrato en la UGEL Coronel Portillo mediante la digitalización y simplificación administrativa, para asegurar la incorporación oportuna de docentes y directivos al inicio del año escolar.
Estrategias y/o acciones
Entre otras acciones, se realizaron las siguientes:
Estandarización del proceso: Diseño de un flujograma digital único para todas las áreas de la UGEL que elimina duplicidades y errores.
Implementación de la firma digital Reniec para funcionarios de presupuesto, recursos humanos, asesoría legal y administración, esto garantiza validez legal y reducción de tiempos.
Transición a un sistema 100 % digital: Sustitución del expediente físico por resoluciones electrónicas y numeración automática de documentos.
Instalación de servidor institucional y plataforma web: Publicación de las resoluciones digitales en la página oficial de la UGEL, con buscador por número, fecha o DNI.
Gestión ecoeficiente: Ahorro sostenido de papel, tóner y almacenamiento físico; reorientación de recursos a prioridades educativas.
Avances y logros
Entre los principales resultados se destacan los siguientes:
Digitalización completa: El 100 % de las resoluciones se emiten y publican digitalmente en la página web institucional.
Transparencia y acceso público: Cualquier docente o directivo puede consultar sus resoluciones en línea sin desplazarse.
Optimización del tiempo de entrega: Reducción de 7 a 10 días, a solo de 1 a 2 días hábiles, lo que agiliza la incorporación docente.
Ahorro en costos administrativos: Eliminación de impresiones (ahorro mensual de S/ 5000) y de costos de transporte para docentes (S/ 20 a 50 por persona).
Inicio oportuno del año escolar: Incorporación inmediata de docentes desde el primer día de clases, lo que garantiza continuidad pedagógica.
Equidad territorial: Docentes rurales y urbanos acceden al mismo servicio sin barreras geográficas.
Satisfacción laboral: Mejora en la percepción del servicio y en la motivación docente.
Persona de contacto
Luis Arturo Cuyubamba Núñez
Jefe de la Unidad de Informática, UGEL Coronel Portillo
